REGLEMENT VAN INTERNE ORDE
De gebouwen van Flanders Expo bevinden zich op privéterrein dat eigendom is van Easyfairs Belgium NV.
In die hoedanigheid stelde Easyfairs Belgium NV dit algemeen intern reglement voor bezoekers op. De hierna volgende afspraken zijn bedoeld om alle gasten een mooie ervaring zonder zorgen te bezorgen.
Dit reglement van interne orde (verder het “reglement” genoemd) is van toepassing op de organisatie van en de site Flanders Expo in de ruimste zin van het woord en omvat dus alle gebouwen en bijhorende infrastructuur (met inbegrip van de parking indien van toepassing).
Het betreden van Flanders Expo impliceert dat iedere bezoeker kennis heeft genomen van dit reglement; de bepalingen ervan aanvaardt en ze zal naleven.
Easyfairs Belgium NV stelt middels een overeenkomst aan elkeen ruimtes, hallen en of buitenzones van Flanders Expo ter beschikking. Daarom kan voor deze specifieke ruimte, hal en of voor deze specifieke activiteit een bijkomende regelgeving zijn. Deze bijkomende regelgeving kan nooit het interne reglement van Flanders Expo tenietdoen.
1. Toegang
Het principe goede huisvader geldt voor elkeen die de site Flanders Expo betreedt. Derhalve zal elkeen die schade aanbrengt aan personen, goederen, installaties en/of gebouwen van of toevertrouwd aan Flanders Expo ervoor verantwoordelijk gesteld worden.
Iedereen die beroepsmatig op de site Flanders Expo komt (en geen beurs of event op- of afbouwt/bezoekt), meldt zich bij het onthaal van de activiteit, beurs of event. Via zijn of haar contactpersoon worden dan verdere regelingen uitgewerkt.
Toegang kan en zal ontzegd worden aan personen die schijnbaar en of:
- Onder invloed zijn van alcohol.
- Onder invloed zijn van drugs of gerelateerde en/of opwekkende producten.
- Gedragingen vertonen die aanstootgevend zijn; openbare orde verstorend.
- Gedragingen vertonen die provocerend zijn; aanzetten tot haat, woede, racisme, …
- Een toegangsverbod hebben gekregen van Easyfairs Belgium NV en ofwel gerechtelijke autoriteiten.
- Die de richtlijnen en andere bepalingen van het reglement niet naleven.
- Een ongeldig toegangsticket voor de activiteit, beurs of het event bezitten.
- In bezit zijn van verboden wapens en/ of andere gevaarlijke voorwerpen.
- Deze lijst is niet limitatief.
2. Algemene veiligheidsmaatregelen
Verder is het verboden:
- op de site Flanders Expo te vliegen of te overvliegen met drones, van eender welk type, zonder een uitdrukkelijke toestemming van Flanders Expo.
- foto-, video-, en of geluidsopnames te maken zonder uitdrukkelijke toestemming van Flanders Expo.
- schade toe te brengen aan personen, goederen, installaties en of gebouwen van of toe vertrouwd aan Flanders Expo.
- lokalen te betreden of er in aanwezig te zijn die niet bestemd zijn voor het publiek, tenzij een beroepsmatige activiteit dit vereist.
- hinder te veroorzaken op toegangs- en evacuatiewegen, ter hoogte van nooddeuren en blusmiddelen, op trappen en in traphallen.
- de veiligheid van andere bezoekers en publiek in het gedrang te brengen, orde te verstoren.
- luidruchtige muziekinstallaties binnen te brengen in de ruimtes.
- deze opsomming is niet limiterend.
3. Fotograferen, filmen & camerabewaking
Elke persoon die de site Flanders Expo betreedt kan gefilmd worden, waarbij de beelden kunnen worden geregistreerd en opgeslagen. Opslag en registratie gebeurt binnen het wettelijk kader en enkel met het oog op de handhaving van orde en veiligheid op de site Flanders Expo. Aanvraag van beeldmateriaal door belanghebbenden gebeurt via infocctv@easyfairs.com .
4. Parking & mobiliteit
Parkeren op de site Flanders Expo geschiedt op de daartoe voorziene plaatsen. Geen enkel motoriseerd of niet-gemotoriseerd voertuig (en/of aanhanger) mag zich bevinden op een niet daarvoor gereserveerde plaats. Overtredingen daartegen kunnen het takelen van voertuig en/of aanhanger tot gevolg hebben. Daaruit voortvloeiende kosten zijn integraal ten laste van de overtreder.
Fietsen worden geplaatst op de plaatsten waar de nodige faciliteiten ter beschikking gesteld zijn. Flanders Expo is geenszins verantwoordelijk voor enige vorm van schade en of diefstal.
Het is verboden voertuigen, van welke aard ook, ‘s nachts op de parking te laten staan (met uitzondering van evenementen die doorgaan ‘s nachts). Indien dit toch gebeurt, zal Easyfairs Belgium NV om veiligheidsredenen verplicht zijn het desbetreffende voertuig te laten wegslepen op kosten van de eigenaar van het voertuig. Kamperen is niet toegestaan op de terreinen en parking.
Elk voertuig dient goed afgesloten te worden en het is verboden om waardevolle voorwerpen zichtbaar te laten liggen. Easyfairs Belgium NV kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor diefstal, schade of ongeval van of met de voertuigen die zich op de parking van de venue bevinden.
Gemotoriseerde wagens voor personen met een beperking – scootmobiels – zijn toegelaten in het park. Hun snelheid moet evenwel beperkt zijn tot max. 5 km/u (stapvoets).
Laden elektrische voertuigen:
Het laden van elektrische voertuigen (hybride of full electric) kan op een daartoe voorziene vrije plaats (Parking A4). U kan van dergelijke plaats gebruik maken mits connectieplicht en tot zolang de oplaadsessie niet beëindigd is. Na de oplaadsessie dient u het voertuig te verplaatsen naar een gewone parkeerplaats op risico van supplementaire kosten. Easyfairs Belgium NV kan een supplemantaire kost aanrekenen als dit niet gebeurd.
5. Promotieacties
Buiten de hallen en op de parkings van Flanders Expo is het verboden enige commerciële activiteit te ontwikkelen, flyers of ander promomateriaal uit te delen, affiches te hangen, vergaderingen/ toespraken te houden, lidgeld te innen, geldinzamelingen te doen of voorwerpen gratis te bedelen, te ruilen… zonder de uitdrukkelijke toestemming van Flanders Expo én de organisator van het moment.
Indien dit wel gebeurd zal er een kost worden opgelegd van € 3.000,00 per dag exclusief reinigingskosten.
6. Food & beverage
Het assortiment van de verschillende eet-en drankengelegenheden, alsook de verkoopprijzen, zijn duidelijk aangeduid in elk verkooppunt van eten en/of drank. Over de prijzen is geen enkele discussie en/of verhaal mogelijk.
7. Afval, welzijn & hygiëne
Elke bezoeker van de site Flanders Expo verbindt zich ertoe zich milieuvriendelijk te gedragen tijdens hun bezoek aan het park: al het afval wordt gedeponeerd conform de afvaleilanden die voorzien worden door Easyfairs Belgium NV. Gelieve de afsluitingen, planten, bloemen en grasperken te respecteren.
In het belang van alle bezoekers en om veiligeheidsredenen is er een rookverbod (met inbegrip van de elektronische sigaret) in de hallen, gebouwen, lokalen, restaurants, toiletten en wachtrijen.
In de gebouwen zijn een aantal duidelijk aangegeven toiletten gesitueerd. Het is verboden de sanitaire behoefte te doen op plaatsen die daar niet voor voorzien zijn. Kinderverzorging is verplicht op de daartoe voorziene plaatsen.
Het is verboden voorwerpen in de toiletten te werpen. Menstruatieproducten, luiers, luierdoekjes e.a. dienen in sanitaire vuilnisbakken gedeponeerd te worden.
8. Dieren
Dieren zijn niet toegelaten in de hallen en op de site van Flanders Expo. Elke organisator kan voor zijn evenement en/of beurs autonoom beslissen of dit aspect van het intern reglement wordt gevolgd; echter steeds met het naleven van de geldende wetgeving. Verdere info is te verkrijgen bij de desbetreffende organisator.
Assistentie honden en blinde geleide honden zijn wel steeds toegestaan.
9. Verloren materialen
Elke bezoeker is verantwoordelijk voor zijn bezittingen. Gevonden voorwerpen dienen steeds gedeponeerd te worden bij het onthaal van de activiteit, beurs of het event. Easyfairs Belgium NV kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor diefstal, schade of ongeval van of met de verloren voorwerpen.
Aangifte van verloren voorwerpen kunnen per mail verstuurd worden naar flandersexpo@easyfairs.com.
Teruggevonden voorwerpen kunnen na contact afgehaald worden op afspraak of worden terugbezorgd aan de eigenaar, tegen betaling van de verzend-, verpakking- en administratiekosten.
Verloren voorwerpen worden maximaal 2 maanden bewaard.
10. Uitzonderingen
Voor situaties niet voorzien in dit reglement beslist enkel Easyfairs Belgium NV over de te nemen maatregelen.
Dit reglement van interne orde doet geen afbreuk aan het algemeen reglement organisatoren en Exposanten
Deze versie van 22/05/2023 vervangt alle voorgaande.
Contactpersoon per mail: ehs@easyfairs.com .
11. Good to know
De medewerkers staan altijd open voor vragen of suggesties.
Mocht men tegen situaties aanlopen die als vreemd of hinderlijk ervaren worden, dan zijn de medewerkers steeds bereid om ze toe te lichten of op te lossen.
