REGLEMENT VAN INTERNE ORDE
De gebouwen van Flanders Expo bevinden zich op privéterrein dat eigendom is van Easyfairs Belgium NV.
In die hoedanigheid stelde Easyfairs Belgium NV dit algemeen intern reglement voor bezoekers op. De hierna volgende afspraken zijn bedoeld om alle gasten een mooie ervaring zonder zorgen te bezorgen.
Dit reglement van interne orde (verder het “reglement” genoemd) is van toepassing op de organisatie van en de site Flanders Expo in de ruimste zin van het woord en omvat dus alle gebouwen en bijhorende infrastructuur (met inbegrip van de parking indien van toepassing).
Het betreden van Flanders Expo impliceert dat iedere bezoeker kennis heeft genomen van dit reglement; de bepalingen ervan aanvaardt en ze zal naleven.
Easyfairs Belgium NV stelt middels een overeenkomst aan elkeen ruimtes, hallen en of buitenzones van Flanders Expo ter beschikking. Daarom kan voor deze specifieke ruimte, hal en of voor deze specifieke activiteit een bijkomende regelgeving zijn. Deze bijkomende regelgeving kan nooit het interne reglement van Flanders Expo tenietdoen.
1. Toegang
Het principe goede huisvader geldt voor elkeen die de site Flanders Expo betreedt. Derhalve zal elkeen die schade aanbrengt aan personen, goederen, installaties en/of gebouwen van of toevertrouwd aan Flanders Expo ervoor verantwoordelijk gesteld worden.
Iedereen die beroepsmatig op de site Flanders Expo komt (en geen beurs of event op- of afbouwt/bezoekt), meldt zich bij het onthaal van de activiteit, beurs of event. Via zijn of haar contactpersoon worden dan verdere regelingen uitgewerkt.
Toegang kan en zal ontzegd worden aan personen die schijnbaar en of:
- Onder invloed zijn van alcohol;
- Onder invloed zijn van drugs of gerelateerde en/of opwekkende producten;
- Gedragingen vertonen die aanstootgevend zijn; openbare orde verstorend;
- Gedragingen vertonen die provocerend zijn; aanzetten tot haat, woede, racisme, …;
- Een toegangsverbod hebben gekregen van Easyfairs Belgium NV en ofwel gerechtelijke autoriteiten;
- Die de richtlijnen en andere bepalingen van het reglement niet naleven;
- Een ongeldig toegangsticket voor de activiteit, beurs of het event bezitten;
- In bezit zijn van verboden wapens en/ of andere gevaarlijke voorwerpen;
- Deze lijst is niet limitatief.
We adviseren om tickets online te kopen. Bezoekersbadges of -tickets zijn niet overdraagbaar. Elke daadwerkelijke of poging tot illegale doorverkoop van tickets vormt voldoende reden om de tickets in kwestie te annuleren, zonder dat de houder recht heeft op enige vergoeding. De onmogelijkheid om het evenement bij te wonen of eventuele fouten gemaakt bij de aankoop van de tickets (bijvoorbeeld het verkeerd schrijven van uw e-mailadres tijdens het aankoopproces) zijn geen reden voor terugbetaling van de ticketprijs. Indien u uw ticket wilt ruilen voor een ander ticket met dezelfde of een hogere prijs, dient u contact op te nemen met de organisator. Deze zal de haalbaarheid van de door u voorgestelde wijziging onderzoeken.
2. Algemene veiligheidsmaatregelen
Verder is het verboden:
- op de site Flanders Expo te vliegen of te overvliegen met drones, van eender welk type, zonder een uitdrukkelijke toestemming van Flanders Expo;
- foto-, video-, en of geluidsopnames te maken zonder uitdrukkelijke toestemming van Flanders Expo;
- schade toe te brengen aan personen, goederen, installaties en of gebouwen van of toe vertrouwd aan Flanders Expo;
- lokalen te betreden of er in aanwezig te zijn die niet bestemd zijn voor het publiek, tenzij een beroepsmatige activiteit dit vereist;
- hinder te veroorzaken op toegangs- en evacuatiewegen, ter hoogte van nooddeuren en blusmiddelen, op trappen en in traphallen;
- de veiligheid van andere bezoekers en publiek in het gedrang te brengen, orde te verstoren;
- luidruchtige muziekinstallaties binnen te brengen in de ruimtes;
- deze opsomming is niet limiterend.
Voorwerpen, goederen die doorgangen verhinderen en/of belemmeren inzake de bereik- en bruikbaarheid van nooddeuren, blusmiddelen en rijwegen kunnen door Flanders Expo (of in zijn opdracht) op kosten aan wie ze toe behoren verplaatst worden.
Om de openbare veiligheid te garanderen, behoudt Flanders Expo zich het recht om bezoekers te fouilleren.
Flanders Expo kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten en/of weglatingen en behoudt zich het recht voor de informatie, specificaties en beschrijving van vermelde diensten te wijzigen. Flanders Expo verbindt zich ertoe eventuele fouten en/of weglatingen zo snel mogelijk na kennisname te corrigeren.
Bij brand, ongeval, evacuatie … moeten de onderrichtingen van de aangestelde van de site of de ordediensten strikt en zonder discussie worden opgevolgd. Bij evacuatie is het opnieuw betreden van geëvacueerde gebouwen niet toegelaten zonder toestemming van de aangestelde van de site. Alle ongevallen en kwetsuren dienen onmiddellijk aangegeven te worden aan de EHBO-post voor registratie, nazicht en desgevallend verzorging. Voor ongevallen en/of kwetsuren die niet onmiddellijk werden aangegeven aan de EHBO-post kan Flanders Expo niet aansprakelijk gehouden worden. Mocht de bezoeker schade hebben ondervonden tijdens het bezoek aan de site, dan dient de bezoeker dit voor vertrek bij de receptie kenbaar te maken. Eventuele schadevergoeding bij een melding op een later tijdstip is in ieder geval uitgesloten. Flanders Expo accepteert geen enkele aansprakelijkheid voor welke schade dan ook door de bezoeker geleden, tenzij deze schade het directe gevolg is van opzet of grove nalatigheid van Flanders Expo of van één van haar medewerkers.
Aangaande de veiligheid van de bezoekers is het bezoekers ten strengste verboden zich in technische ruimtes te begeven en/of in ruimtes waar is aangegeven dat de ruimte alleen voor personeel toegankelijk is.
Toch kan de bezoeker geconfronteerd worden met een onveilige situatie of schade. Wij verzoeken de bezoeker dit zo spoedig mogelijk bij één van onze medewerkers te melden, zodat wij actie kunnen ondernemen.
3. Fotograferen, filmen & camerabewaking
Elke persoon die de site Flanders Expo betreedt kan gefilmd worden, waarbij de beelden kunnen worden geregistreerd en opgeslagen. Opslag en registratie gebeurt binnen het wettelijk kader en enkel met het oog op de handhaving van orde en veiligheid op de site Flanders Expo. Aanvraag van beeldmateriaal door belanghebbenden gebeurt via infocctv@easyfairs.com .
Fotografen mogen foto’s maken van exposanten en bezoekers die evenementen bijwonen. Door een evenement bij Flanders Expo te bezoeken, aanvaarden de bezoekers dat ze gefotografeerd, gefilmd of opgenomen kunnen worden voor uitzend- of promotie-doeleinden en dat deze media gebruikt kunnen worden voor reclamedoeleinden in evenementenfolders, brochures of flyers; op website en/of sociale media.
Easyfairs voldoet aan alle privacy eisen die door de toepasselijke regelgeving worden gesteld. U kunt het privacybeleid van Easyfairs raadplegen op www.easyfairs.com/privacy-policy/.
4. Parking & mobiliteit
Parkeren op de site Flanders Expo geschiedt op de daartoe voorziene plaatsen. Geen enkel motoriseerd of niet-gemotoriseerd voertuig (en/of aanhanger) mag zich bevinden op een niet daarvoor gereserveerde plaats. Overtredingen daartegen kunnen het takelen van voertuig en/of aanhanger tot gevolg hebben. Daaruit voortvloeiende kosten zijn integraal ten laste van de overtreder.
Fietsen worden geplaatst op de plaatsten waar de nodige faciliteiten ter beschikking gesteld zijn. Flanders Expo is geenszins verantwoordelijk voor enige vorm van schade en of diefstal.
Het is verboden voertuigen, van welke aard ook, ‘s nachts op de parking te laten staan (met uitzondering van evenementen die doorgaan ‘s nachts). Indien dit toch gebeurt, zal Easyfairs Belgium NV om veiligheidsredenen verplicht zijn het desbetreffende voertuig te laten wegslepen op kosten van de eigenaar van het voertuig. Kamperen is niet toegestaan op de terreinen en parking.
Elk voertuig dient goed afgesloten te worden en het is verboden om waardevolle voorwerpen zichtbaar te laten liggen. Easyfairs Belgium NV kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor diefstal, schade of ongeval van of met de voertuigen die zich op de parking van de venue bevinden.
Gemotoriseerde wagens voor personen met een beperking – scootmobiels – zijn toegelaten op de site. Hun snelheid moet evenwel beperkt zijn tot max. 5 km/u (stapvoets).
Het laden van elektrische voertuigen (hybride of full electric) kan op een daartoe voorziene vrije plaats (Parking A4 en Hal 3). U kan van dergelijke plaats gebruik maken mits connectieplicht en tot zolang de oplaadsessie niet beëindigd is. Na de oplaadsessie dient u het voertuig binnen de 30 minuten te verplaatsen naar een gewone parkeerplaats. Easyfairs Belgium NV kan een supplementaire kost aanrekenen als dit niet gebeurd.
5. Promotieacties
Buiten de hallen en op de parkings van Flanders Expo is het verboden enige commerciële activiteit te ontwikkelen, flyers of ander promomateriaal uit te delen, affiches te hangen, vergaderingen/ toespraken te houden, lidgeld te innen, geldinzamelingen te doen of voorwerpen gratis te bedelen, te ruilen… zonder de uitdrukkelijke toestemming van Flanders Expo én de organisator van het moment.
Indien dit wel gebeurd zal er een kost worden opgelegd van € 3.000,00 per dag exclusief reinigingskosten.
Voor zover wettelijk toegestaan biedt Flanders Expo haar website en de inhoud ervan ‘as is’ aan en geeft zij geen enkele uitdrukkelijke en/of impliciete garantie in verband met deze website en/of de informatie die erop staat, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, commerciële garanties en geschiktheid voor bepaald doel.
Bovendien verklaart of garandeert Flanders Expo niet dat de informatie die via de website toegankelijk is, correct, volledig of up-to-date is. De webpagina kan links bevatten naar webpagina’s van bedrijven en entiteiten van derden. Flanders Expo kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de manier waarop deze bedrijven omgaan met privacy bescherming van persoonsgegevens. Daarom raden wij u aan de privacyverklaringen te lezen die zijn opgenomen op webpagina’s die geen eigendom zijn van Easyfairs en/of Flanders Expo voor meer informatie over het gebruik, de verwerking en de bescherming van persoonsgegevens, aangezien de voorwaarden op die pagina’s kunnen verschillen van die van Flanders Expo.
Flanders Expo aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gevolgschade en/of winstderving, verlies of beschadiging van het eigendom en/of schade als gevolg van claims ingediend door derden in verband met de webpagina’s van Flanders Expo en/of met enige andere aan genoemde derden verleende diensten.
De tickets mogen niet worden gebruikt voor reclame, commerciële of promotionele doeleinden, noch voor spelletjes, wedstrijden of gokactiviteiten zonder de uitdrukkelijke en betrouwbare toestemming van Flanders Expo.
6. Food & beverage
Het assortiment van de verschillende eet-en drankengelegenheden, alsook de verkoopprijzen, zijn duidelijk aangeduid in elk verkooppunt van eten en/of drank. Over de prijzen is geen enkele discussie en/of verhaal mogelijk.
7. Afval, welzijn & hygiëne
Elke bezoeker van de site Flanders Expo verbindt zich ertoe zich milieuvriendelijk te gedragen tijdens hun bezoek aan de site: al het afval moet gesorteerd worden in de afvaleilanden die voorzien worden door Easyfairs Belgium NV. Gelieve de afsluitingen, planten, bloemen en grasperken te respecteren.
In het belang van alle bezoekers en om veiligheidsredenen is er een rookverbod (met inbegrip van de elektronische sigaret) in de hallen, gebouwen, lokalen, restaurants, toiletten en wachtrijen. Buiten roken is toegestaan op de hiervoor bestemde plekken.
In de gebouwen zijn een aantal duidelijk aangegeven toiletten gesitueerd. Het is verboden de sanitaire behoefte te doen op plaatsen die daar niet voor voorzien zijn. Kinderverzorging is verplicht op de daartoe voorziene plaatsen.
Het is verboden voorwerpen in de toiletten te werpen. Menstruatieproducten, luiers, luierdoekjes e.a. dienen in sanitaire vuilnisbakken gedeponeerd te worden.
8. Dieren
Dieren zijn niet toegelaten in de hallen en op de site van Flanders Expo. Elke organisator kan voor zijn evenement en/of beurs autonoom beslissen of dit aspect van het intern reglement wordt gevolgd; echter steeds met het naleven van de geldende wetgeving. Verdere info is te verkrijgen bij de desbetreffende organisator. Assistentie honden en blinde geleide honden zijn wel steeds toegestaan.
9. Verloren voorwerpen
Elke bezoeker is verantwoordelijk voor zijn bezittingen. Gevonden voorwerpen dienen steeds gedeponeerd te worden bij het onthaal van de activiteit, beurs of het event. Easyfairs Belgium NV kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor diefstal, schade of ongeval van of met de verloren voorwerpen.
Aangifte van verloren voorwerpen kunnen per mail verstuurd worden naar flandersexpo@easyfairs.com.
Teruggevonden voorwerpen kunnen na contact afgehaald worden op afspraak of worden terugbezorgd aan de eigenaar, tegen betaling van de verzend-, verpakking- en administratiekosten. Verloren voorwerpen worden maximaal 2 maanden bewaard.
10. Toepasselijk recht/ bevoegde rechter
Op deze voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen worden uitsluitend ter berechting voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank van Gent.
11. Uitzonderingen
Voor situaties niet voorzien in dit reglement beslist enkel Easyfairs Belgium NV over de te nemen maatregelen.
Dit reglement van interne orde doet geen afbreuk aan de algemeen voorwaarden van de organisatoren. Deze versie van 29/06/2023 vervangt alle voorgaande.
Contactpersoon per mail: ehs@easyfairs.com .
12. Good to know
De medewerkers staan altijd open voor vragen of suggesties.
Mocht men tegen situaties aanlopen die als vreemd of hinderlijk ervaren worden, dan zijn de medewerkers steeds bereid om ze toe te lichten of op te lossen.
